Betriebskostenabrechnung Österreich: Fristen & Checkliste

Die Betriebskostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Vermieterjahres. Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes (MRG) sind Kostenarten, Abrechnungsfrist, Verteilung und Belegeinsicht gesetzlich geregelt. Außerhalb der Vollanwendung kommt es dagegen wesentlich auf den Mietvertrag an.

Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Betriebskostenabrechnung in Österreich – vom anwendbaren Mietrechtsregime über die Kostenaufteilung bis zur Fälligkeit von Nachzahlung oder Guthaben.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung. Er kann trotz sorgfältiger Erstellung Fehler, Unvollständigkeiten oder bereits überholte Angaben enthalten. Ob und welche Regeln gelten, hängt besonders vom Anwendungsbereich des MRG und vom konkreten Einzelfall ab. Verlassen Sie sich für Entscheidungen nicht ungeprüft auf diesen Beitrag. Details finden Sie im Haftungsausschluss.

Kostenloser Download: Checkliste Betriebskostenabrechnung Österreich als PDF herunterladen. Die dreiseitige Checkliste fasst Vorbereitung, Kostenprüfung, Pflichtangaben und Termine kompakt zusammen.

Das Wichtigste in Kürze

• Frist: Bei der Jahrespauschalverrechnung nach § 21 Abs. 3 MRG muss die Abrechnung spätestens bis 30. Juni des Folgejahres gelegt werden.
• Kostenkatalog: In der MRG-Vollanwendung dürfen nur die gesetzlich vorgesehenen Betriebskosten und laufenden öffentlichen Abgaben verrechnet werden.
• Nicht umlagefähig: Dazu zählen insbesondere Erhaltung und Reparaturen, die Rücklage der Eigentümergemeinschaft sowie Kosten der Neuvermietung.
• Verteilung: Standard ist in der MRG-Vollanwendung das Verhältnis der Nutzflächen nach § 17 MRG.
• Saldo: Nachzahlung oder Guthaben werden zum übernächsten Zinstermin nach Legung der Abrechnung fällig.
• Teilanwendung und Vollausnahme: Hier entscheidet vor allem eine klare und wirksame vertragliche Vereinbarung.

1. Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind laufende Aufwendungen für den Betrieb eines Hauses, etwa Wasser, Kanal, Müllabfuhr, Allgemeinstrom, bestimmte Versicherungen und Hausbetreuung. Davon zu unterscheiden sind:

• Erhaltung und Instandhaltung: Arbeiten an Dach, Fassade, Leitungen, Fenstern oder technischen Anlagen sind grundsätzlich keine Betriebskosten nach § 21 MRG.
• Verbrauchskosten einer einzelnen Wohnung: Strom und Gas werden meist direkt mit dem Versorger abgerechnet.
• Heiz- und Warmwasserkosten: Bei einer gemeinsamen Versorgungsanlage kann das Heiz- und Kältekostenabrechnungsgesetz (HeizKG) eine eigene, überwiegend verbrauchsabhängige Abrechnung verlangen.

Die oft verwendete Merkhilfe „Wartung ist Betriebskosten, Reparatur ist Erhaltung“ kann bei der ersten Einordnung helfen, ersetzt aber nicht die Prüfung der konkreten Kostenart. Nicht jede Leistung, die „Wartung“ heißt, ist eine Betriebskostenposition nach § 21 MRG.

2. Welcher Anwendungsbereich des MRG gilt?

Bevor Sie Kosten zuordnen, müssen Sie klären, ob das Mietverhältnis in die Vollanwendung, Teilanwendung oder eine Vollausnahme des MRG fällt. Die folgende Übersicht nennt typische Fälle, ist aber keine vollständige Prüfung aller gesetzlichen Ausnahmen und Übergangsregeln.

Gerade bei vermieteten Eigentumswohnungen ist häufig nur die Teilanwendung gegeben. Das bedeutet nicht, dass beliebige Kosten verrechnet werden dürfen: Die Überwälzung muss vertraglich wirksam vereinbart sein und bei Verbraucherverträgen insbesondere dem Transparenzgebot entsprechen.

Die maßgeblichen Regeln stehen in § 1 MRG und für die Übergangsfrage in § 49d MRG.

3. Umlagefähige Betriebskosten nach § 21 MRG

In der Vollanwendung ist der Katalog des § 21 Abs. 1 MRG abschließend. Er umfasst insbesondere:

Hinzu kommen die nach § 21 Abs. 2 MRG zulässigen laufenden öffentlichen Abgaben, in der Praxis vor allem die Grundsteuer. Ausgenommen sind Abgaben, die nach landesgesetzlichen Bestimmungen nicht auf Mieter überwälzt werden dürfen. Den vollständigen Wortlaut finden Sie in § 21 MRG.

Verwaltungskosten nach § 22 MRG

Für die MRG-Vollanwendung darf der Vermieter je Kalenderjahr und Quadratmeter Nutzfläche den jeweils geltenden Kategoriebetrag A als Verwaltungspauschale anrechnen. Es kommt nicht darauf an, ob tatsächlich ein Verwalter bestellt ist oder wie hoch das tatsächliche Honorar ausfällt.

Seit 1. April 2026 beträgt der maßgebliche Kategoriebetrag A 4,51 Euro pro m² und Jahr. Für das gesamte Kalenderjahr 2026 ergibt sich aus 4,47 Euro für Jänner bis März und 4,51 Euro ab April rechnerisch ein Mischbetrag von 4,50 Euro pro m² und Jahr. Die aktuellen Werte veröffentlicht Statistik Austria.

Gemeinschaftsanlagen nach § 24 MRG

Aufzug, zentrale Waschküche und andere Gemeinschaftsanlagen zählen zu den besonderen Aufwendungen nach § 24 MRG. Entscheidend ist grundsätzlich die rechtliche Benützungsberechtigung beziehungsweise, bei Anlagen nach Abs. 2, dass sie allen Mietern zur Verfügung stehen. Die bloße Aussage, einen vorhandenen Lift nicht zu verwenden, befreit daher nicht automatisch von den Betriebskosten. Soweit das HeizKG gilt, geht dessen Verteilungsmodell vor.

4. Welche Kosten dürfen nicht weiterverrechnet werden?

In einer Abrechnung nach § 21 MRG haben insbesondere folgende Positionen nichts verloren:

• Erhaltung und Reparaturen an Dach, Fassade, Fenstern, Leitungen oder Aufzug
• Reparatur- oder Instandhaltungsrücklage der Eigentümergemeinschaft
• Verwaltungskosten über der gesetzlichen Pauschale nach § 22 MRG
• Anteile leerstehender, aber vermietbarer Einheiten
• Inserate, Maklerprovision und Vertragserrichtung für eine Neuvermietung
• Rechtsanwalts-, Steuerberatungs-, Gerichts- und Bankkosten des Vermieters
• Kosten der Erstellung der Betriebskostenabrechnung selbst
• Anschaffung neuer Geräte oder Einrichtungen

Häufiger Fehler bei Eigentumswohnungen: Die Jahresabrechnung der WEG-Hausverwaltung ist nicht automatisch die Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Sie enthält regelmäßig auch Rücklage, Erhaltungsarbeiten und andere Eigentümerpositionen und muss daher Position für Position geprüft werden.

5. Betriebskosten außerhalb der MRG-Vollanwendung

Im Teilanwendungsbereich und in einer Vollausnahme trägt nach dem dispositiven § 1099 ABGB zunächst der Vermieter die Lasten und Abgaben. Eine vertragliche Abweichung ist grundsätzlich möglich.

Der OGH hat in der Entscheidung 6 Ob 162/24b bestätigt, dass im Teilanwendungsbereich bestimmte Betriebskosten, Verwaltungskosten und laufende öffentliche Abgaben gesondert auf den Mieter überwälzt werden können. Entscheidend ist die konkrete Klausel:

• Die Kostenarten und der Verteilungs- oder Berechnungsschlüssel müssen verständlich sein.
• Bei Verbraucherverträgen gilt das Transparenzgebot des § 6 Abs. 3 KSchG.
• Unbestimmte Sammelbegriffe und widersprüchliche Verweise können eine Klausel unwirksam machen.
• Ein präziser Verweis auf die Grundsätze des § 21 Abs. 2 MRG für laufende öffentliche Abgaben wurde in der genannten Entscheidung dagegen nicht beanstandet.

Die Aussage „außerhalb der Vollanwendung ist alles frei verrechenbar“ wäre daher ebenso falsch wie die Aussage, jede Anlehnung an § 21 MRG sei automatisch unwirksam. Lassen Sie Vertragsklauseln im Zweifel fachlich prüfen.

6. Verteilungsschlüssel: Nutzfläche als Standard

In der MRG-Vollanwendung richtet sich der Anteil eines Mietgegenstands grundsätzlich nach dem Verhältnis seiner Nutzfläche zur Nutzfläche aller vermieteten, vom Vermieter genutzten oder trotz Vermietbarkeit leerstehenden Objekte.

Abweichungen sind möglich:

1. Ein anderer Schlüssel für einzelne Aufwendungen erfordert eine schriftliche Vereinbarung zwischen Vermieter und allen Mietern des Hauses.
2. Für verbrauchsabhängige Aufwendungen genügt unter den Voraussetzungen des § 17 Abs. 1a MRG eine schriftliche Vereinbarung mit einer Mehrheit von mindestens zwei Dritteln der Mieter, berechnet nach der Anzahl der vermieteten Mietgegenstände.

Außerhalb der Vollanwendung richtet sich der Verteilungsschlüssel nach der wirksamen vertraglichen Regelung.

7. Vorauszahlungen und 10-%-Grenze

Bei der Jahrespauschalverrechnung nach § 21 Abs. 3 MRG zahlt der Mieter zu jedem Zinstermin einen gleichbleibenden Teilbetrag. Die Pauschale wird vom Gesamtbetrag der Betriebskosten und öffentlichen Abgaben des Vorjahres berechnet. Bei zwischenzeitlichen Kostensteigerungen darf dieser Vorjahresbetrag um höchstens 10 Prozent überschritten werden.

Die gesetzliche 10-%-Grenze ist keine allgemeine Erlaubnis, jede bisherige Monatsvorschreibung pauschal um 10 Prozent zu erhöhen. Ausgangspunkt ist der Gesamtbetrag des Vorjahres.

Bei der Einzelvorschreibung nach § 21 Abs. 4 MRG müssen Höhe und Belege rechtzeitig vor der jeweiligen Fälligkeit nachgewiesen werden. Für private Vermieter ist die Jahrespauschalverrechnung meist praktikabler.

8. Abrechnungsfrist: 30. Juni des Folgejahres

Bei der Jahrespauschalverrechnung sind die im Kalenderjahr gegenüber dem Vermieter fällig gewordenen Betriebskosten und öffentlichen Abgaben spätestens bis 30. Juni des Folgejahres abzurechnen. Die Abrechnung für 2026 ist daher bis 30. Juni 2027 zu legen.

Zusätzlich muss der Vermieter:

• die Abrechnung an einer geeigneten Stelle im Haus zur Einsicht auflegen,
• Einsicht in die Belege ermöglichen und
• auf Verlangen und auf Kosten des Mieters Kopien oder Ausdrucke anfertigen lassen.

Kommt der Vermieter der Pflicht nicht nach, kann ein Hauptmieter die Abrechnung gerichtlich oder bei der zuständigen Schlichtungsstelle erzwingen. § 21 Abs. 5 verweist auf § 20 Abs. 4 MRG; dort ist nach einem entsprechenden Auftrag eine Ordnungsstrafe von bis zu 2.000 Euro vorgesehen.

Einjährige Frist zur Geltendmachung

Bei der Jahrespauschalverrechnung beginnt die einjährige Frist mit Ablauf jenes Kalenderjahres, in dem die Kosten gegenüber dem Vermieter fällig wurden. Kosten, die 2026 fällig wurden, müssen daher grundsätzlich bis Ende 2027 ordnungsgemäß geltend gemacht sein. Eine bloße Überschreitung des 30. Juni und der endgültige Verlust einer Position sind somit nicht dasselbe – beide Fristen sollten getrennt überwacht werden.

9. Was muss eine nachvollziehbare Abrechnung enthalten?

Das MRG gibt kein verbindliches Formular vor. Eine prüfbare Abrechnung sollte zumindest enthalten:

1. Liegenschaft, Einheit und Name des Mieters
2. Abrechnungszeitraum
3. Gesamtkosten jeder Kostenart, ohne unklare Sammelposten
4. Verteilungsschlüssel, Gesamtnutzfläche und Nutzfläche der Einheit
5. Anteil der Einheit je Kostenart
6. Summe der Jahreskosten
7. Summe der geleisteten Vorauszahlungen
8. Nachzahlung oder Guthaben
9. gegebenenfalls Umsatzsteuer nach Steuersätzen getrennt
10. Fälligkeitsdatum des Saldos
11. Hinweis auf die Belegeinsicht und Kontaktmöglichkeit
12. ein Belegverzeichnis mit Datum, Lieferant, Betrag und Zuordnung

Ein sauberes Belegverzeichnis macht die Abrechnung nicht automatisch rechtlich richtig, erleichtert aber die Prüfung erheblich.

10. Rechenbeispiel

Ein Haus hat sechs Wohnungen mit insgesamt 420 m² Nutzfläche. Die umlagefähigen Betriebskosten und öffentlichen Abgaben 2026 betragen 18.900 Euro netto. Top 3 hat 68 m²; für diese Einheit wurden monatlich 230 Euro netto vorausgezahlt.

Die neue Jahrespauschale auf Basis von 3.060 Euro beträgt 255 Euro netto pro Monat. Bei nachgewiesenen zwischenzeitlichen Kostensteigerungen läge die gesetzliche Obergrenze für die Pauschalvorschreibung bei 3.366 Euro pro Jahr beziehungsweise 280,50 Euro pro Monat.

11. Wann wird der Saldo fällig?

Nachzahlung und Guthaben werden nach § 21 Abs. 3 MRG zum übernächsten Zinstermin nach Legung der Abrechnung fällig. Wird die Abrechnung beispielsweise am 20. April gelegt und ist der Zinstermin jeweils der Monatserste, sind die nächsten Termine der 1. Mai und der 1. Juni. Der Saldo ist daher am 1. Juni fällig.

12. Mieterwechsel

Bei der Jahrespauschalverrechnung nach dem MRG trifft der Saldo grundsätzlich jene Person, die zum Fälligkeitszeitpunkt Hauptmieter ist. Der OGH knüpft damit an den übernächsten Zinstermin an, nicht an den Zeitraum, in dem die einzelnen Kosten entstanden sind.

Für Heiz-, Warmwasser- und Kältekosten nach dem HeizKG gilt ein anderes Modell. Scheidender oder neuer Abnehmer kann auf eigene Kosten eine Zwischenermittlung verlangen. Sie kann je nach Kostenart durch Ablesung oder fachgerechte Hochrechnung erfolgen; verbrauchsunabhängige Kosten werden zeitanteilig nach Monaten verteilt. Ohne Zwischenermittlung ist der Verbrauch unter den Voraussetzungen des § 23 HeizKG nach gleichen Monatsanteilen zu berücksichtigen.

Dokumentieren Sie bei jedem Wechsel Datum, Zählerstände und Fotos im Übergabeprotokoll. Im Teilanwendungs- oder Ausnahmebereich sollte außerdem der Mietvertrag eindeutig regeln, wie Betriebskostensalden behandelt werden.

13. Umsatzsteuer

Betriebskosten teilen umsatzsteuerlich grundsätzlich das Schicksal der Vermietungsleistung. Bei einer steuerpflichtigen Wohnraumvermietung gilt regelmäßig der ermäßigte Satz von 10 Prozent; eine als Nebenleistung erbrachte Wärmelieferung ist davon ausgenommen und unterliegt grundsätzlich 20 Prozent. Bei Geschäftsräumen hängt die Umsatzsteuer unter anderem von einer wirksamen Option zur Steuerpflicht ab.

Kleinunternehmer, die ihre Umsätze steuerfrei behandeln, weisen keine Umsatzsteuer aus und können aus den zugehörigen Eingangsleistungen grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen. Die konkrete steuerliche Behandlung sollte mit einem Steuerberater geklärt werden. Rechtsgrundlage ist insbesondere § 10 UStG.

14. Ablauf in sieben Schritten

1. Anwendungsbereich, Mietvertrag und Verteilungsschlüssel klären.
2. Belege laufend Objekt, Jahr und Kostenposition zuordnen.
3. Erhaltungs-, Rücklagen- und Eigentümerkosten aussortieren.
4. Zählerstände und Mieterwechsel dokumentieren.
5. Kosten verteilen und Vorauszahlungen gegenrechnen.
6. Abrechnung und Belegverzeichnis erstellen; Belegeinsicht organisieren.
7. Bis 30. Juni legen, Saldo richtig terminieren und neue Pauschale berechnen.

Die PDF-Checkliste zur Betriebskostenabrechnung können Sie ausdrucken und Punkt für Punkt abhaken.

Betriebskostenabrechnung mit ImmoHub

Der aufwendige Teil einer Betriebskostenabrechnung ist oft nicht die Rechenformel, sondern die Datenpflege über das ganze Jahr. Mit ImmoHub ordnen Sie Ausgaben dem Abrechnungszeitraum zu, prüfen Umlageschlüssel, verrechnen Vorauszahlungen und exportieren die fertige Abrechnung als PDF oder Excel-Datei.

Zählerstände und Ablesefotos lassen sich ebenfalls dokumentieren. Für gemeinsame Wärmeversorgungsanlagen steht eine getrennte Heizkostenabrechnung zur Verfügung. ImmoHub unterstützt den Arbeitsablauf, nimmt Ihnen aber die rechtliche und steuerliche Prüfung des Einzelfalls nicht ab.

Häufige Fragen

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Bei der Jahrespauschalverrechnung nach § 21 Abs. 3 MRG spätestens bis 30. Juni des Folgejahres. Außerhalb der MRG-Vollanwendung ist zu prüfen, welche Frist wirksam vereinbart wurde.

Darf die Reparaturrücklage an den Mieter weiterverrechnet werden?

Nicht als Betriebskosten nach § 21 MRG. Die Rücklage der Eigentümergemeinschaft dient künftigen Aufwendungen der Eigentümer und ist von laufenden Betriebskosten zu unterscheiden.

Wer zahlt bei einem Mieterwechsel die Nachzahlung?

Bei der MRG-Jahrespauschalverrechnung grundsätzlich der Hauptmieter im Zeitpunkt der Fälligkeit. Beim HeizKG wird nach Nutzungszeiträumen beziehungsweise Verbrauch aufgeteilt. Außerhalb der Vollanwendung kommt es auf den Vertrag an.

Wie hoch sind die Verwaltungskosten 2026?

In der MRG-Vollanwendung ergibt sich 2026 aus 4,47 Euro pro m² und Jahr bis März und 4,51 Euro ab April ein Mischbetrag von 4,50 Euro pro m² und Jahr.

Gilt § 21 MRG für jede vermietete Eigentumswohnung?

Nein. Viele vermietete Eigentumswohnungen liegen nur in der Teilanwendung. Dann gilt der Betriebskostenkatalog nicht unmittelbar; entscheidend ist eine wirksame vertragliche Regelung.

Rechtsgrundlagen und Stand

Dieser Beitrag wurde anhand der im Juli 2026 verfügbaren Fassungen insbesondere von §§ 1, 17 und 20 bis 24 MRG, § 49d MRG, dem HeizKG, § 10 UStG sowie OGH 6 Ob 162/24b geprüft. Gesetzeslage und Rechtsprechung können sich ändern.

Stand der Informationen: 31. Juli 2026

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